La tecnologia con le sue innumerevoli possibilità è sempre più presente nelle nostre vite professionali. Un elevatissimo numero di lavoratori nei mesi appena trascorsi ha svestito rapidamente i panni dell’impiegato tradizionale diventando smart worker con tutto ciò che ne consegue: comunicazioni aziendali, riunioni, colloqui, conferenze, condivisione di documenti, tutto avviene attraverso strumenti tecnologici e piattaforme abbattendo le distanze geografiche e riducendo i tempi di lavoro.
Lo smart working ha imposto ai lavoratori ritmi di vita diversi, per molti versi migliori, e l’acquisizione di nuove competenze digitali.
La velocità con cui le aziende, pubbliche e private, hanno dovuto ripensare la propria organizzazione ha rappresentato una grande sfida che non ha colto di sorpresa le aziende di formazione e selezione più attente all’innovazione come Risorse.it. Scorrendo gli annunci di lavoro si nota infatti un numero crescente di aziende alla ricerca di collaboratori con una cultura digitale immediatamente spendibile .
Quali strumenti tecnologici devono assolutamente far parte del bagaglio di conoscenze di un candidato o di uno smart worker?
il primo requisito necessario per lavorare da remoto è una buona connessione internet che garantisca comunicazioni stabili e non rallenti le attività più intense. Gli strumenti tecnologici gratuiti o a pagamento disponibili per aziende e lavoratori smart sono davvero tantissimi, vediamo quali software è importante saper utilizzare per affrontare un video colloquio, “incontrare” un cliente, partecipare ad una riunione ,condividere dati e documenti con un team di lavoro.
L’utilizzo degli strumenti sotto riportati -e la conoscenza approfondita di ogni loro funzione- è fondamentale anche per seguire corsi online di approfondimento o specializzazione, ora che il CoVId-19 ha reso la didattica a distanza un obbligo, più che un’opzione.
Skype è la piattaforma comunicativa di Microsoft che permette di effettuare chiamate VoIP, videochiamate, videoconferenze e scambiare messaggi con i propri contatti. È molto utilizzata durante le selezioni del personale attraverso video colloquio, in ambito lavorativo e scolastico e presenta diverse funzionalità tra cui:
- videochiamate verso uno o più utenti e video riunioni con schermo condiviso;
- messaggistica istantanea;
- invio di file;
- condivisione file dal cloud;
- registrazione di video messaggi;
- invio di note vocali.
Zoom è un servizio di videoconferenza basato su cloud che mette a disposizione diversi strumenti tra cui:
- Zoom Room, un ambiente per videoconferenze con audio e video di alta qualità dove è possibile anche registrare e trascrivere le videochat;
- Zoom Phone, la funzione dedicata alle chiamate voce attraverso il traffico dati o la rete lan/wifi;
- Screen Share Zoom, la funzione che permette di condividere lo schermo con gli altri utenti;
- Webinar Zoom, la funzione dedicata all’organizzazione dei webinar che possono essere trasferiti su Facebook o Youtube condividendo lo spazio con altri 100 utenti.
Google Meet è la piattaforma di Google ideale per effettuare riunioni video in smart working, molto diffusa anche nella didattica a distanza, permette di:
- organizzare video riunioni crittografate di grandi dimensioni invitando fino a 250 partecipanti;
- accedere facilmente da qualsiasi dispositivo condividendo un link;
- condividere lo schermo per mostrare documenti e presentazioni durante la riunione;
- partecipare a eventi dal vivo per un massimo di 100.000 spettatori appartenenti allo stesso dominio;
- registrare le riunione e accedere al file della registrazione direttamente da Google Drive;
- convertire la voce in testo con sottotitoli in tempo reale.
Quali strumenti sono indispensabili per ricreare un vero ufficio in casa?
Per ricreare on line un vero ufficio il primo strumento da conoscere è il diffusissimo Google Drive, un ampio spazio di archiviazione e condivisione di documenti e fogli di calcolo. Accessibile da qualsiasi piattaforma o sistema operativo, da browser o app, Drive sostituisce il vecchio classico archivio dell’ ufficio consentendo a diversi dispositivi di lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti. I file vengono salvati automaticamente e possono essere condivisi con altri utenti senza inutili passaggi di mail.
La vecchia agenda cartacea in uso negli uffici cede il passo ad un altro strumento di Google dove annotare appuntamenti, ferie, presenze e riunioni: si tratta di Google Calendar consultabile tramite App , condiviso e sempre sincronizzato.
Per la pianificazione delle attività giornaliere tenendo sempre d’occhio l’avanzamento dei lavori è utilissimo il divertente Trello, il software studiato per il task-management. Trello gestisce e tiene traccia delle attività da svolgere rimanendo sempre sincronizzato su tutti i dispositivi in uso nel team di lavoro.
Nonostante si sia ampiamente diffuso l’uso di Whatsapp, è bene conoscere Slack, il software di messaggistica nato espressamente per la comunicazione all’interno di team . Permette di creare gruppi di lavoro intorno ai singoli progetti o riferiti ai singoli clienti, inviare messaggi privati e file , può essere collegato a Trello o ad altri software di task management.
È possibile lavorare in smart working senza avere stampanti e scanner in casa?
Si! Basta accedere a programmi di conversione di documenti cartacei in file di diversi formati utilizzando la videocamera dello smartphone. Tra i più conosciuti troviamo VueScan, Skanlite e Simple scan.
Per l’invio di documenti ufficiali infine, è bene ricorrere alla PEC, la Posta Certificata con valore giuridico. I messaggi di posta elettronica inviati via PEC hanno lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata AR ma sono, anche loro, decisamente più agili!